1. Persoonsgegevens die wij verwerken en met welk doel
KNX verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je lid bent of was van onze vereniging, doordat je gebruik maakt van onze diensten, omdat je deze gegevens zelf aan ons hebt verstrekt, doordat je werkgever je gegevens aan ons heeft verstrekt of doordat je onze website bezoekt. Geeft jouw organisatie persoonsgegevens van medewerkers aan ons door? Dan verwachten we van jouw organisatie dat zij jou hierover hebben geïnformeerd en dat ze je deze Privacy Policy overhandigen. Afhankelijk van de informatie die wij nodig hebben om uitvoering te geven aan onze dienstverlening, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens. Hieronder lees je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken per categorie gebruiker (je kunt natuurlijk in meerdere categorieën vallen waardoor wij meer over jou (moeten of zullen) weten):

Bij contact met de vereniging
Wanneer je contact met ons opneemt (via een contactformulier, e-mail of telefonisch) verwerken wij de volgende persoonlijke gegevens van je:

• Contactgegevens: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en/of telefoonnummer en eventueel extra benodigde informatie in combinatie met je verzoek, vraag of opmerking. Deze gegevens gebruiken wij alleen om aan je verzoek te kunnen voldoen en om later moment contact met je op te (laten) nemen.

De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming. Je hebt zelf contact met ons opgenomen voor een bepaald doel. Je persoonsgegevens worden door KNX opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking tot het moment dat je verzoek, vraag of opmerking is verwerkt of doorgezet naar iemand die verdere behandeling op zich neemt.

Websitebezoekers
Als je onze website(s) bezoekt slaan wij verkeersgegevens op zoals browserversie, besturingssysteem, het IP-adres en informatie hoe je de website(s) gebruikt. KNX en de partijen die ons ondersteunen met website-analyse gebruiken technologieën zoals cookies, webbakens (‘beacons’), tags en scripts. Zo analyseren wij trends, laten we de website functioneren, houden we bij hoe gebruikers door de website navigeren, kijken we hoe effectief de Google zoekresultatenpagina’s zijn, analyseren wij het gebruik van social media en videocontent, geven we toegang tot onze publicaties en koppelen we de website aan ons crm-pakket. Je hebt altijd de mogelijkheid om cookies te verwijderen in je webbrowser. Als je de cookies voor analysedoeleinden op onze website weigert, kun je onze website nog steeds gebruiken, maar hij werkt wellicht niet meer optimaal.

Wij maken gebruik van cookies van Google Analytics, LinkedIn, Facebook, Sumo, YouTube, Publitas, Agency Analytics, SE Ranking en GA4.

De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gerechtvaardigd bedrijfsbelang (verenigingsbelang). We kunnen jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld gebruiken om onze diensten en website(s) te verbeteren, om je een betere gebruikservaring te bieden en om onze bezoekers beter te begrijpen.

Als je zelf een account op onze website(s) hebt aangemaakt verwerken wij deze persoonsgegevens voor de doelen waar jij instemming voor hebt gegeven of die volgen uit deze Privacy policy. De grondslag van deze verwerking is jouw toestemming door het aanmaken van het account. We verwerken je gegevens zolang je account actief is en/of zolang dat noodzakelijk is conform zaken die volgen uit deze Privacy Policy.

Nieuwsbriefabonnees
Als je jezelf op onze website opgeven hebt als ontvanger van onze nieuwsbrief, verwerken we de volgende persoonsgegevens van je:

• Je contactgegevens: naam en e-mailadres omdat we je op een correcte manier willen kunnen bereiken met onze nieuwsbrieven.

De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming. Je hebt jezelf aangemeld. Je persoonsgegevens worden door KNX opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking tot het moment dat je jezelf uitschrijft voor de nieuwsbrief. Bij iedere nieuwsbrief tref je een afmeldlink aan. Als je je afmeld voor de nieuwsbrief, bewaren wij je gegevens nog wel maar verwerken deze verder niet meer voor dit doel.

Leden
Wij verwerken je persoonsgegevens als je lid wilt worden, als je lid bent en als je lid was. Als je lid wilt worden van onze vereniging willen we je toelating beoordelen. Jouw aanmelding wordt beoordeeld door het KNX bestuur.

Wij verwerken de volgende persoonlijke gegevens van je:

• Je contactgegevens: naam, geslacht, titulatuur, adres, telefoonnummer, e-mailadres omdat we je op een correcte manier willen kunnen bereiken voor verenigings- en lidmaatschapszaken, om de lidmaatschapsovereenkomst uit te voeren, onze nieuwsbrief, uitnodigingen voor de (naar onze inschatting) voor jou relevante of interessante bijeenkomsten/ informatie etc. van ons of onze partners waarmee we samenwerken (zoals doch niet uitsluitend kennispartners, andere branche/beroepsverenigingen, etc.) en om de jaarlijkse lidmaatschapsfactuur te kunnen sturen. Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, naar onze inschatting voor jou relevant of interessant, nieuws van KNX.
• De bedrijfsgegevens en facturatiegegevens om je in onze database te kunnen koppelen aan een bedrijf en om eventueel, als je bedrijf het lidmaatschap betaalt, een factuur te kunnen sturen.
• Je lidmaatschapsdatum om je een juiste (begin)factuur te kunnen sturen, om te kunnen zien wanneer je een jubileum hebt en voor historische verslaglegging.
• Van onze leden verwerken we tijdens de duur van hun lidmaatschap ook gegevens. Niet alleen van bij ons genoten bezochte bijeenkomsten en contactmomenten, maar als je actief lid bent of was ook wat je binnen onze vereniging doet of deed en de termijn/periode. Voor het vastleggen van de besluitvorming binnen onze vereniging en voor historische verslaglegging noteren we ook je aanwezigheid bij vergaderingen en jouw rol hierin in de agenda’s, notulen of actie- en besluitenlijsten.
• Ook houden we bij wie voorzitter, penningmeester, secretaris, bestuurslid, commissielid, actief lid of een andere protocollaire, statutaire of vrijwillige rol binnen de vereniging heeft en kunnen we zien sinds wanneer je deze rol vervult om statutaire (maximale) zittingstermijnen en jubilea te kunnen bepalen.
• Omdat de netwerkfunctie binnen onze vereniging belangrijk is, en we dit willen stimuleren, vermelden we je naam, functie, bedrijfsnaam en e-mailadres in een online ledenoverzicht. Natuurlijk doen we dit met de nodige voorzorgsmaatregelen om jouw privacy te waarborgen; zo kunnen alleen op de website ingelogde andere leden de lijst raadplegen.
• Contactpersonen van bedrijfsleden kunnen wij, of een door ons aangewezen derde, benaderen voor cofinanciering, sponsor- en advertentieverkoop. Ook als we deelnemen aan beurzen, bijeenkomsten of activiteiten van derden en we daar een KNX-activiteit willen ondernemen, kunnen wij, of een door ons aangewezen derde zoals een externe organisator, de contactpersonen van onze bedrijfsleden benaderen voor deelname aan deze beurs, bijeenkomst en/of activiteit.
• Tenslotte kunnen we je gegevens verwerken in een PE-register of -systeem. Als dat voor jouw activiteiten binnen de vereniging relevant of interessant is zullen we dit aan je melden.

De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn:

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil(de) graag lid zijn van onze vereniging en/of jouw bedrijf wil graag lid van zijn onze vereniging.
• Uitvoering lidmaatschapsovereenkomst. Om de vereniging goed te kunnen laten functioneren en jou of jouw bedrijf alle lidmaatschapsvoordelen te bieden, moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken.
• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren.
• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging en jouw doelstelling om (bedrijfs)lid te zijn van onze vereniging te realiseren (zoals kennisverkrijging, kennisdeling, kennisontwikkeling en netwerken) is het redelijk dat wij naar onze inschatting relevante of interessante gegevens verwerken en delen.

Je persoonsgegevens worden door KNX na je lidmaatschap bewaard op basis van wettelijke eisen. We bewaren zaken die relevant of interessant zijn voor historische verslaglegging, of om onze besluitvorming vast te leggen, zolang de vereniging bestaat of tot het moment dat wij inschatten dat bewaren niet meer noodzakelijk is.

Bezoekers van bijeenkomsten
KNX verwerkt de persoonsgegevens die we van jou of van jouw werkgever ontvangen als je bij ons een bijeenkomst wilt bezoeken. Voor je aanmelding vragen we de volgende persoonlijke gegevens van je:

• Je contactgegevens: naam, geslacht en e-mailadres omdat we je op een correcte manier willen kunnen bereiken over de door jouw geboekte bijeenkomst, om uitvoering te kunnen geven aan de bijeenkomst, voor onze nieuwsbrief, uitnodigingen voor de (naar onze inschatting) voor jou relevante of interessante andere bijeenkomsten, van ons of onze partners waarmee we samenwerken (zoals doch niet uitsluitend kennis-partners, andere branche/beroepsverenigingen, etc.) en om indien van toepassing de factuur te kunnen sturen. Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, naar onze inschatting voor jou relevant of interessant, nieuws van KNX.
• De bedrijfsgegevens en facturatiegegevens om je in onze database te kunnen koppelen aan een bedrijf en om eventueel, als je bedrijf de bijeenkomst betaalt, een factuur te kunnen sturen. Daarnaast krijgen medewerkers van onze bedrijfsleden vaak korting op bijeenkomsten. Deze korting willen wij ook graag aan jou of je bedrijf toekennen als daar recht op is. Je kunt ook andere factuurgegevens opgeven, bijvoorbeeld je privéadres, dat we gebruiken om je de factuur te sturen als jouw bedrijf de factuur niet zal gaan betalen.
• Als we kortingsafspraken hebben met een organisatie dan kun je, als je in het kader van deze afspraken recht hebt op korting, bij je aanmelding voor een bijeenkomst aangeven dat je van deze korting gebruik wenst te maken. Dit moet je zelf telkens bij je aanmelding aangeven en verwerken wij alleen voor die specifieke aanmelding, voor het doel om je korting te verlenen en ten behoeve van onze facturatie. Deze gegevens worden nooit gedeeld met derden zonder dat ze geanonimiseerd zijn.

Bij de aanmelding voor een bijeenkomst kun je ervoor kiezen of je wilt dat je naam en bedrijfsnaam opgenomen wordt in het online deelnemersoverzicht. Dat hoeft niet maar is in het licht van de netwerkfunctie van de vereniging wel heel handig. Het online deelnemersoverzicht is alleen zichtbaar voor ingelogde websitegebruikers, dus derden zien jouw gegevens niet.

Tijdens een bijeenkomst reiken we vaak badges uit. Hierop staan je naam en bedrijfsnaam. Je bent natuurlijk nooit verplicht om de badge te dragen maar ook hier geldt dat het in het licht van netwerken wel heel handig is. Daarnaast kunnen wij dan als organiserende partij snel zien of onze bezoekers al (en waarvoor) geregistreerd zijn. Besluit je om je badge niet te dragen, houd deze dan wel bij je omdat dit je toegangsbewijs is, er kan om gevraagd worden door de organisatie.

Tenslotte kunnen we je gegevens verwerken in een PE-register of -systeem. Als dat voor jou bij een specifieke bijeenkomst relevant is zullen we dit melden bij de bijeenkomstinformatie.

De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn:

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag een bijeenkomst volgen.
• Uitvoering overeenkomst. Om de bijeenkomst goed te kunnen uitvoeren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken.
• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren.
• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging en jouw doelstelling om je kennis te vergroten te realiseren is het redelijk dat wij persoonlijke gegevens verwerken en je benaderen voor naar onze inschatting relevante of interessante zaken.

Je persoonsgegevens worden door KNX bewaard op basis van wettelijke eisen. Als je lid bent bewaren we je gegevens langer, zie hiervoor de paragraaf over leden. Zaken die relevant of interessant zijn voor historische verslaglegging bewaren we zolang de vereniging bestaat of tot het moment dat wij inschatten dat bewaren niet meer noodzakelijk is.

Contactpersonen klanten
Stuur je medewerkers naar KNX bijeenkomsten? Betaal je de factuur voor een bijeenkomst of (bedrijfs)lidmaatschap? Of zoek je contact met ons voor vragen, ter oriëntatie of offerte? Dan verwerken wij ook je persoonsgegevens. In onze administratie houden wij de volgende persoonlijke gegevens van je bij:

• Je contactgegevens: naam, geslacht, bedrijfsnaam, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel facturatiegegevens omdat we je op een correcte manier willen kunnen bereiken over de aan jou uitgebrachte offerte(s), bij (informatie aan)vragen, voor het opstellen en om uitvoering te kunnen geven aan onze overeenkomst, om onze nieuwsbrief en factuur te kunnen versturen, om onze administratie te kunnen voeren en voor marketing- en evaluatiedoeleinden. Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, naar onze inschatting voor jou relevant of interessant, nieuws van KNX.
• Mogelijk verwerken we ook persoonlijke gegevens van je terwijl je (nog) geen contact met ons hebt. Dat kan zijn omdat een collega van jou je gegevens aan ons heeft doorgegeven. We verwerken je gegevens dan op dezelfde manier als in ons vorige punt voor zover relevant. Als een collega jouw gegevens aan ons doorgeeft en wij kennen elkaar nog niet, verwachten wij dat jouw collega jou hiervan op de hoogte brengt en onze Privacy Policy aan jou kenbaar maakt.

De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn:

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag een dienst of product bij ons afnemen.
• Uitvoering overeenkomst. Om de overeenkomst goed te kunnen uitvoeren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken.
• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren.
• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging te realiseren is het redelijk dat wij persoonlijke gegevens verwerken en je benaderen voor naar onze inschatting relevante of interessante zaken.

Je persoonsgegevens worden door KNX bewaard op basis van wettelijke eisen. Als we niet tot een overeenkomst zijn gekomen verwijderen we je gegevens na 5 jaar. Als je werkt bij een bedrijfslid, persoonlijk lid bent of andere diensten van ons afgenomen hebt, bewaren we je gegevens langer, zie hiervoor de betreffende paragraaf.

Leveranciers
Ben je (potentieel) leverancier van KNX? Dan verwerken wij ook je persoonsgegevens. In onze administratie houden wij de volgende persoonlijke gegevens van je bij:

• Je contactgegevens: naam, geslacht, bedrijfsnaam, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres en facturatiegegevens omdat we je op een correcte manier willen kunnen bereiken over de door jou uitgebrachte offerte(s) of bij vragen over je product(en) of dienst(verlening), voor het opstellen en om uitvoering te kunnen geven aan onze overeenkomst, om de factuur te kunnen betalen, om onze administratie te kunnen voeren en voor evaluatiedoeleinden. Daarnaast attenderen we, als we de vraag krijgen, ons netwerk graag op je (bedrijf) als we positieve ervaringen hebben en geven dan graag jouw contactgegevens door. Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, naar onze inschatting voor jou relevant of interessant, nieuws van KNX.
• Mogelijk verwerken we ook persoonlijke gegevens van je terwijl je (nog) geen contact met ons hebt. Dat kan zijn omdat we je (bedrijf) hebben gevonden en ons aan het oriënteren zijn op een product of dienst of doordat een collega van jou je naam aan ons heeft doorgegeven in het kader van een bestaande relatie. Als een collega jouw gegevens aan ons doorgeeft en wij kennen elkaar nog niet, verwachten wij dat jouw collega jou hiervan op de hoogte brengt en onze Privacy Policy aan jou kenbaar maakt. We verwerken je gegevens dan op dezelfde manier als in het vorige punt voor zover relevant, alleen zullen we je in het geval we nog geen relatie hebben natuurlijk geen nieuws of nieuwsbrieven van KNX sturen.
• We gaan ook een geheimhoudingsverklaring of verwerkersovereenkomst met elkaar aan als jij of jouw bedrijf ook persoonsgegevens van of namens ons verwerkt.

De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn:

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag zaken met ons doen.
• Uitvoering overeenkomst. Om de bijeenkomst goed te kunnen uitvoeren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken.
• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren.
• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging te realiseren is het redelijk dat wij persoonlijke gegevens verwerken en je benaderen voor naar onze inschatting relevante of interessante zaken.

Als we zaken hebben gedaan bewaren we je persoonsgegevens op basis van wettelijke eisen. Als we geen zaken hebben gedaan bewaren we je gegevens tot 5 jaar na ons laatste contact.

Sprekers, dagvoorzitters, moderators en entertainers
Ben je betrokken bij 1 of meer van onze bijeenkomsten als spreker, dagvoorzitter, moderator of entertainer? Dan verwerken wij jouw gegevens op dezelfde manier als van leveranciers, maar met enkele belangrijke uitzonderingen:

• In jouw rol kunnen we je in ons programma voorstellen aan het publiek. Dit curriculum vitae stemmen we met jou af (vaak krijgen we het ook van jou zelf) en gebruiken we alleen voor het doel waarvoor het bedoeld is. Ook kunnen we een (of meer) foto(‘s) of video-opnamen van je plaatsen in de aankondiging, bij de terugblik of verslaglegging en eventueel ter promotie van een volgende bijeenkomst.
• We brengen sprekers, dagvoorzitter, moderators en entertainers vooraf vaak met elkaar in contact om onderling het programma en inhoud af te stemmen. Hiervoor delen we in voorkomende gevallen je contactgegevens met deze mensen, met de beperking dat deze gegevens alleen voor dit doel gebruikt mogen worden.
• We verwerken je factuurgegevens en je bankrekeningnummer en eventueel g-rekeningnummer om je in onze database te kunnen koppelen en om je te betalen voor je inzet.
• Werk je als zzp-er? Dan vragen we je om een geldig legitimatiebewijs omdat we verplicht zijn om je identiteit te controleren.

De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn:

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag meewerken aan een (of meer) van onze bijeenkomsten.
• Uitvoering overeenkomst. Om de bijeenkomst goed te kunnen uitvoeren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken.
• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren.
• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging en jouw doelstelling om in de toekomst zaken (met ons of anderen) te blijven doen te realiseren is het redelijk dat wij persoonlijke gegevens verwerken en je benaderen voor naar onze inschatting relevante of interessante zaken.

Je persoonsgegevens worden door KNX na de (laatst) gevolgde bijeenkomst bewaard op basis van wettelijke eisen. Zaken die relevant of interessant zijn voor historische verslaglegging of om onze besluitvorming vast te leggen bewaren we zolang de vereniging bestaat.

Prospects, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden
Persoonsgegevens van prospects, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden worden door KNX verwerkt ten behoeve van informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten. Wij verwerken de volgende gegevens van je:

• Je contactgegevens: naam, geslacht, titulatuur, adres, telefoonnummer en e-mailadres omdat we je op een correcte manier willen kunnen bereiken voor de voor jou en ons relevante of interessante zaken. Daarnaast attenderen we, als we de vraag krijgen, ons netwerk graag op je (bedrijf) als we positieve ervaringen hebben en geven dan graag jouw contactgegevens door. Tenslotte kunnen we je informeren over nieuws van KNX. E-mailnieuwsbrieven zullen we je nooit ongevraagd sturen.
• Je huidige functie, bij welk bedrijf je werkt en welke werkervaring en expertises je hebt om contact met je te kunnen leggen als we binnen KNX bepaalde expertise of ingangen voor ons netwerk zoeken, om je uit te nodigen voor of op de hoogte te brengen van specifieke (naar onze inschatting) voor jou relevante of interessante bijeenkomsten/projecten/commissies etc. Daarnaast attenderen we, als we de vraag krijgen, ons netwerk graag op je (bedrijf) als jullie naar onze inschatting zakelijk iets voor elkaar kunnen betekenen en geven dan graag jouw contactgegevens door.

De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op sociale media. Je persoonsgegevens worden door KNX opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen zolang je gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontact en/of geïnteresseerde.

2. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
KNX heeft niet de intentie om persoonsgegevens te verzamelen van personen < 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van hun ouder(s) of voogd. KNX kan niet controleren of een websitebezoeker ouder dan 16 jaar is. KNX raadt ouder(s) of voogd aan om betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je denkt dat wij zonder ouderlijke toestemming per ongeluk toch persoonlijke gegevens hebben verzameld van een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@knx.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen.

Gevoelige persoonlijke gegevens zoals iemands ras, godsdienst, seksuele leven, politieke opvatting, gezondheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijk gedrag, genetische en biometrische gegevens verwerken wij natuurlijk niet. Maar uit sommige gegevens zoals bijvoorbeeld dieetwensen, rolstoel-toegankelijkheidswens of een dyslexieverklaring zou je wel één van deze gevoelige gegevens af kunnen leiden (zoals religie en gezondheid). Daarom verwerken we die gegevens alleen reactief (op jouw aanvraag of door een derde ten behoeve van jou doorgegeven) en voor de tijd die strikt noodzakelijk is om het gewenste doel te bereiken. Dat doen we op basis van jouw toestemming en/of vitaal belang. Daarna verwijderen we deze gegevens. Mogelijk moet je daarom wel vaker een aanvraag doen. Deze gegevens verstrekken wij, tenzij strikt noodzakelijk, alleen geanonimiseerd aan derden.

3. Foto- en video-opnamen
Bij onze activiteiten kunnen we foto- en video-opnamen maken waarop jij herkenbaar in beeld staat. Deze foto’s en video-opnamen kunnen we gebruiken voor terugblikken, persberichten en (historische) verslaglegging op (sociale/online/print) media. Dit valt onder ‘journalistieke vrijheid’. Zonder jouw toestemming zullen we deze foto’s of video-opnamen nooit voor promotionele doeleinden voor toekomstige KNX-activiteiten gebruiken. Wil je niet op de foto of video? Spreek de fotograaf/cameraman ter plekke aan of loop uit beeld. Is er desondanks toch ongewenst en zonder toestemming een foto van jou gemaakt of gepubliceerd voor promotionele doeleinden of vermoed je dat dit het geval is? Neem dan contact op met info@knx.nl. Let wel op, wij zijn alleen verantwoordelijk voor foto- en video-opnamen in onze eigen printmedia en op onze eigen websites en social media kanalen.

4. Vergadersoftware en webinars
Voor vergaderingen, (virtuele) bijeenkomsten, afspraken en bij sessies kunnen wij gebruik maken van online tools (vergadersoftware en webinartools). KNX kan hiervan opnamen, (scherm)afbeeldingen, chatkopieën/ exports en dergelijke maken. KNXstaat niet toe dat deelnemers zelf opnamen, (scherm)afbeeldingen, chatkopieën/exports en dergelijke maken van sessies, of persoonsgegevens van deelnemers delen buiten de sessiegroep. Als je de zekerheid wilt hebben om niet in beeld te komen, verzoeken wij je om de camera uit te zetten in de online tool. Realiseer je ook goed wanneer je de microfoon al dan niet dempt. Bij gebruikmaking van online tools wordt je naam gepubliceerd in de online omgeving. Dit is ter identificatie en registratie van jou als gemachtigd deelnemer, voor de leider van de sessie en voor de andere deelnemers. Andere deelnemers zullen openbaar en privé met je kunnen communiceren. Bij misbruik kun je de leider of KNX op de hoogte brengen zodat wij maatregelen kunnen nemen.

5. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
KNX zal je persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Na afloop van onze bewaartermijnen verwijderen wij alle gegevens, tenzij wij om wettelijke/fiscale reden, om reden van historische verslaglegging, vanwege vastlegging van onze besluitvorming, bij juridische procedures, voor statistische doeleinden of vanwege archivering (delen van) gegevens langer moeten of willen bewaren. Onze bewaartermijnen staan per categorie hierboven omschreven. KNX mag de persoonlijke gegevens langer bewaren indien er omstandigheden zijn die daartoe aanleiding geven.

6. Waar we persoonsgegevens bewaren
Voor onze dataverwerking maken wij gebruik van servers binnen de Europese Unie. Jouw gegevens kunnen wel buiten de Europese Unie worden opgeslagen vanwege het gebruik van diensten zoals van Google Analytics, Facebook, Twitter en LinkedIn. Al deze partijen zijn ‘EU-VS privacyshield’ geregistreerd, dat betekent dat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

7. Delen van persoonsgegevens met derden
KNX verstrekt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou, de afspraken die wij hierover hebben gemaakt of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die in onze opdracht jouw gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. KNX blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van (onderzoek naar) fraude, veiligheid of opsporing.

8. Financiële zaken en -afwikkeling
Wij kunnen je kredietwaardigheid (laten) toetsen. We hopen het natuurlijk niet, maar als je je factuur niet op tijd betaalt kunnen we je gegevens delen met een incassobureau, deurwaarder, jurist en/of advocaat.

Als we een factuur betwisten of niet tevreden zijn over een geleverd product of dienst, dan kunnen we een jurist of advocaat inschakelen om ons te adviseren of vertegenwoordigen bij bijvoorbeeld correspondentie-voering, in contacten met een incassobureau/deurwaarder of bij een rechtszaak.

9. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door KNX en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Een verzoek om je gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen kun je doen via info@knx.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan kunnen we vragen een om een kopie van je identiteitsbewijs. Wanneer we dat verzoek doen vragen we jou ter bescherming van je privacy om in deze kopie je pasfoto, paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onzichtbaar te maken. KNX zal zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 28 dagen, op jouw verzoek reageren. KNX wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

10. Hoe wij je persoonsgegevens beveiligen
KNX neemt de bescherming van jouw persoonlijke gegevens serieus. We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. Als je denkt dat jouw persoonlijke gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het verenigingsbureau via info@knx.nl.

KNX heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

• Alle personen die namens KNX van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Onze medewerkers, docenten en actieve leden zijn geïnformeerd over het belang van de beveiliging en bescherming van persoonsgegevens.
• Wij werken op het verenigingsbureau zoveel mogelijk papierloos en hebben een ‘Clean Desk Policy’. Als we toch persoonsgegevens op papier hebben, zorgen we dat ze in afgesloten kasten bewaard worden en zodra ze niet meer nodig zijn adequaat vernietigd worden door een gecertificeerd archiefvernietigingsbedrijf of met onze papierversnipperaars met DIN beveiligingsniveau P3 of P4.
• Omdat we zoveel mogelijk papierloos werken, hebben we intern ook afspraken gemaakt over het gebruik van usb-sticks. Die gebruiken we in principe niet voor het opslaan van persoonsgegevens tenzij het niet anders kan. Persoonsgegevens willen we immers niet laten rondslingeren op mediadragers.
• We anonimiseren data zoveel als mogelijk is en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Onze ICT infrastructuur is beveiligd met Multi Factor Authentification, Microsoft Data Loss Prevention en Azure Information Protection en we gebruiken up-to-date beveiligingssoftware zoals een virusscanner en firewall. Daarnaast hebben we protocollen voor wachtwoordgebruik, BYOD, etc.
• Onze leverancier maakt versleutelde back-ups van onze databases met persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je op onze website zien aan de adresbalk waar je ‘https’ en het hangslotje ziet staan in de adresbalk.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en we staan open voor verbetersuggesties.
• En natuurlijk doen we na werktijd netjes de kasten op slot, ruimen ons bureau op en sluiten het pand goed af. We weten ook precies wie een sleutel van ons pand heeft dus onbevoegden komen niet zomaar binnen. De alarminstallatie van het gebouw houdt na werktijd nog een extra oogje in het zeil.

11. Aanpassen Privacy Policy
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy Policy te wijzigen.